QUELLO CHE DEVI SAPERE PER ORGANIZZARE UN EVENTO

QUELLO CHE DEVI SAPERE PER ORGANIZZARE UN EVENTO

Sai quando e dove si terrà l’evento. Ora bisogna compilare alla perfezione il programma della giornata, lasciando sempre un margine per gli imprevisti.

30Gen '16

QUELLO CHE DEVI SAPERE PER ORGANIZZARE UN EVENTO

Scrivere un articolo su come organizzare un evento in tempo di crisi è un’impresa ardua. Come è bene che sia, anche in questo settore ci sono regole, modalita, stili e un calendario da rispettare. Non sempre è possibile concretizzare “le istruzioni” da manuale. Nella maggior parte delle volte ci si trova a rivedere l’intero programma giorni o addirittura ore prime dell’inizio dell’evento. Se hai scelto di fare questo lavoro, ami sicuramente il rischio, gli imprevisti e hai tanta pazienza. In ogni caso ricorda che è il tuo evento e tutti si ricorderanno di te. Preparati a diventare una lente di ingrandimento con cui osservare ogni più piccolo dettaglio.

Quando ti commissionano l’organizzazione di un incontro culturale, fashion, artistico o per bambini, le prime due informazioni fondamentali di cui hai biosgno riguardano “il tema” (vernissage di quel determinato artista; festa di compleanno; concerto, mostra, etc.) e il budget. Non sai quante volte ti troverai in situazioni tipo “vorrei organizzare una sfilata con modelle professioniste, ambientarla in un castello e il catering deve essere assolutamete d’autore” – “pefetto, qual è il budget che ha a disposizione?” – silenzio, ancora silenzio – “in realtà non abbiamo disponibilità economica”.

È anche vero che per la buona riuscita di un evento ciò che conta è la creatività. Sostituire l’oggetto costoso con un elemento creato ad hoc con materiale povero. Nonostante tutto il budget è un metro di misura importante se vuoi iniziare a ottimizzare le fasi della manifestazione che devi pianificare. Ottenuti indicazioni su tema e budget, durante il planning hai bisogno di definire il giorno e la data (se non sono già stati scelti dal committente). Come fare? Innanzi tutto si cerca di verificare che proprio in quel giorno che hai in mente non vi siano altri momenti che potrebbero interessare i tuoi invitati speciali, che dovranno ricevere l’invito non più di venti giorni prima. Altrimenti si rischia che l’evento vada nel dimenticatoio. Sarebbe opportuno, prima di confermare la data, contattare gli ospiti più importanti e chiedere loro se sono liberi.

Ora che sai il dato”quando”, bisogna scegliere “dove organizzare l’evento e, soprattutto, come strutturarlo. Ti serve spazio per il catering? Vuoi mettere un pianoforte a coda? Per la mostra c’è già la struttura protante? Quanto dista il luogo dalle strade centrali? E’ opportuno contattare il responsabile della location e andare subito a fare un sopralluogo. Se è conforme alla tua idea, si procede col fare un disegno della struttura o, se la fortuna non manca, riuscire a ottenere una mappa dell’area.

Sai quando e dove si terrà l’evento. Ora bisogna compilare alla perfezione il programma della giornata, lasciando sempre un margine per gli imprevisti. Se si tratta di un convegno, è necessario decidere l’oggetto dell’incontro, chi sono i relatori, se verranno proiettate delle slide, se chi interviene vuole avere un compenso o se preferisce uno scambio visibilità. Una volta la realizzata la bozza del programma, devi pensare all’allestimento. Ti serve la musica?

Decisi i colori, i ricami o dove posizionare tavole e sedie, è necessario focalizzare il target di riferimento: manager? Giornalisti? Autorità? Commercianti? Se puoi contare su una squadra, chiama a raccolta grafico, copywriter, ufficio stampa, un social media manager. Ci vuole un team di esperti che sappia trasformare i sogni del tuo cliente in realtà. Cerca di creare un clima di collaborazione, di condivisione delle idee e degli obiettivi. Non dimenticare il fotografo professionista che ha il compito di immortalare ospiti, allestimento e momento in immagini di alta qualità.

Per gestire al meglio le tue attività, internet ti dà un valido aiuto. Esistono numerosi tool per event manager che ti permettono di rendere l’ecento in un momento di successo. Dalla ricerca sponsor, dalla gestione in tempo reale dei feedback dei partecipanti alla condivisione dei contenuti visual, sono solo alcuni esempi di attività che oggi possono essere verificati attravesro piattaforme free o a pagamento. Di seguito una serie di tool, che potrai approfondire meglio nel prossimo articolo.

– Postano: può aiutarti ad approfondire le relazioni con i clienti attraverso la condivisione di esperienze di successo.

– CatchBox: strumento tanto semplice quanto divertente per “microfonare” gli interventi dal vivo

Sponseasy:  possibile completare l’intero processo di gestione di un evento, configurando l’interfaccia con le specifiche su speaker, target e partecipanti all’evento.

– VenueSpot: marketplace per chi organizza eventi e chi offre spazi dove realizzarli. L’organizzatore insirisce tutte le info necessarie  e nel giro di 48 ore riceve le offerte di chi è disponible a ospitare l’evento.

– EventDawn: permette di pianificare tutte le fasi di un evento, gestire contatti, fornire informazioni, dispone di tutte le altre funzionalità base di una event manager app. 

– CineBop: tool per creare un invito davvero accattivante, in formato video e senza bisogno di complicati software di editing.

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